Tổ Chức hội nghị

Tổ chức hội nghị, hội thảo hướng đến nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành và thu hút thêm sự khách hàng mới. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công?

1. Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì?

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.

2. Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay

Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội nghị, hội thảo phổ biến sau:

Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Hội nghị khách hàng: Đây là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Hoạt động chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết; quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.